Tudo que você
precisa saber.

Baixe o app e crie sua conta com e-mail e senha. Depois dê um nome à escola e pronto, ela existe. Não há formulário longo nem configuração obrigatória: horários de funcionamento, duração da aula e regras de cancelamento já vêm com valores que funcionam, e ficam para quando você quiser ajustar. O que destrava a operação é o instrutor. Cadastre pelo menos um e informe quanto ele recebe na modalidade que vai ensinar, porque é esse valor que o coloca na lista de quem pode dar aquela aula. Sem ele, o instrutor não aparece na hora de marcar.

Não. Toda escola nova começa no plano Pro por 30 dias, sem cartão de crédito e sem precisar pedir, então você conhece o produto inteiro antes de decidir qualquer coisa. Nesse período entra tudo, inclusive relatórios e equipamentos. Três dias antes do fim chega um aviso por e-mail. Se você não assinar, a escola passa para o Free e continua funcionando, sem nada apagado. O Free não tem prazo: cobre até 2 instrutores ativos, com alunos e aulas ilimitados, agendamento, contratos, créditos e cálculo de repasse.

Não precisa configurar nada para começar. Se você quiser, marque nas configurações em quais dias a escola opera e a faixa de horário de cada um. Dia sem horário configurado aparece livre o dia inteiro na hora de marcar, o que é útil para escola de vento, onde a aula acontece quando dá. Configurar serve para o contrário: fechar o que você não atende e evitar marcar sem querer num horário impossível. Dá para mudar conforme a temporada vira. Quem destrava o agendamento é o instrutor com valor cadastrado na modalidade, não o horário.

Funciona. O produto foi desenhado para escola de kitesurf, e é dessa origem que vem o formato: aula individual com instrutor, agenda por modalidade e controle de equipamento de vento. Escolas de windsurf, wingfoil, surf e stand up paddle trabalham do mesmo jeito, com a mesma estrutura de agenda, crédito e contrato. Toda escola nova já nasce com Kitesurf, Wingfoil e Hydrofoil cadastrados. Se você ensina outra modalidade, é só pedir que a gente cadastra para a sua escola.

Os dois. Além do app existe um painel web, com a mesma conta e os mesmos dados, para o trabalho que fica melhor em tela grande e teclado: agenda, alunos, instrutores, créditos, contratos, equipamentos, relatórios e o extrato de cada aluno linha a linha. O app continua sendo o lugar do dia a dia na praia, para você, para o instrutor e para o aluno. Se você administra mais de uma escola, troca entre elas pelo menu, sem sair da conta.

De dois jeitos. Você preenche os dados da pessoa, ou marca a opção de enviar para preenchimento e ela recebe um convite por e-mail para completar o próprio cadastro. Vale saber de uma coisa: se a sua escola tem contrato ativo, o aluno fica pendente até assinar, mesmo que você tenha digitado tudo. Aluno pendente não entra na agenda, porque é o contrato que protege a escola. Para mandar convite o aluno precisa ter e-mail e a escola precisa ter ao menos um campo de cadastro marcado como visível.

É o caminho entre a pessoa querer aula e poder entrar na água. O aluno preenche os campos que a sua escola pede e assina os contratos ativos, pelo celular ou pelo navegador. Enquanto não termina, fica com status pendente e o sistema não deixa agendar para ele. Quando conclui, vira ativo na hora. Se a sua escola ainda não subiu contrato nenhum, não existe o que assinar e o aluno já entra ativo, direto. Ou seja, a garantia de ninguém entrar na água sem contrato começa quando você sobe o seu.

Pode. O vínculo é pelo e-mail dele, não por um cadastro preso a uma escola, então a mesma pessoa pode ser aluna de várias e alternar entre elas no app. Isso é comum em quem viaja: faz aula no Nordeste no inverno e no Sul no verão, com uma conta só. Os dados são isolados entre escolas. Cada uma vê apenas o próprio histórico de aula, crédito e contrato daquele aluno, e nenhuma enxerga o que ele faz na outra.

No onboarding o aluno recebe os contratos ativos da sua escola e assina digitalmente, pelo celular ou pelo navegador. Não tem impressão, não tem foto de papel assinado, não tem pasta. Junto da assinatura fica gravado bem mais que a data: o documento exato que ele viu, o aparelho, o momento e o método de verificação usado para confirmar que era ele. É esse conjunto que sustenta a assinatura se algum dia for preciso. O aluno consulta os contratos assinados pelo app, e o registro fica guardado mesmo se você trocar o modelo depois.

Não. Ao cadastrar, marque a opção de enviar para preenchimento e ele recebe um link por e-mail. Pelo navegador, confirma que é ele com um código de seis dígitos enviado ao próprio e-mail, preenche os campos que a sua escola pede e assina os contratos, sem instalar nada. O link vale 14 dias e serve uma vez só. Isso resolve o caso do turista que vai fazer uma aula e não quer app nenhum no celular. Quem prefere o app usa o app, e o cadastro cai exatamente no mesmo lugar.

Você cadastra com os dados de contato, os idiomas que ele fala e o valor que recebe em cada modalidade que ensina. Se você informar o e-mail dele, ele passa a ter acesso próprio ao app, com a agenda dele. O plano Free permite 2 instrutores ativos e o Pro não tem limite. Ao voltar para o Free com mais de 2, o sistema mantém ativos os que estão há mais tempo na escola e congela os demais, sem apagar nada.

Tem, com login próprio e visão limitada ao trabalho dele. Vê a agenda dele, o detalhe de cada aula e os dados dos alunos que vai atender, incluindo nível, contato de emergência e o que a sua escola registrou. Não vê a agenda dos colegas nem o financeiro da escola. Concluir a aula, com duração real, nota e comentário, ele sempre pode. Cancelar aula e marcar falta dependem de um interruptor nas configurações da sua escola, que já vem ligado e vale para as duas ações juntas. Marcar e remarcar aula continua sendo só seu.

As especialidades vêm dos valores. Ao informar quanto ele recebe numa modalidade, ele passa a ensinar aquela modalidade, e isso vale na hora de agendar: escolhida a modalidade da aula, o app mostra só quem dá aquela aula. Não existe risco de marcar um instrutor de kitesurf numa aula de wingfoil por distração, porque ele nem aparece na lista. O outro lado da mesma moeda: instrutor sem valor cadastrado numa modalidade não pode ser escalado nela. Se alguém sumiu da lista na hora de marcar, é quase sempre isso.

Pode, e por modalidade também. O mesmo instrutor pode receber um valor pela aula de kitesurf e outro pela de wingfoil, e cada instrutor tem os próprios valores. O valor usado é o que estava valendo quando a aula fechou, congelado ali: se você reajustar depois, nada do que já passou muda de preço. É o que evita a discussão sobre quanto valia a aula de três meses atrás. Esse mesmo valor alimenta o cálculo do repasse, que mostra quanto cada instrutor tem a receber no período.

O sistema calcula, e isso está em todos os planos. O extrato do período mostra uma linha por aula, com horas, valor e se já foi paga. Aula concluída conta pela duração real, e falta do aluno também remunera o instrutor, pela duração que estava reservada, porque ele bloqueou o horário e apareceu. Aula cancelada não conta. Você marca as linhas que vai pagar, mesmo que sejam algumas, e o repasse vira uma saída única no caixa, com histórico guardado. O período conta pela data da aula, não pela data em que você registrou.

Você escolhe a modalidade, o aluno, o horário com o instrutor e confirma. A duração já vem preenchida com o padrão da sua escola e dá para trocar por aula, de 15 minutos a 4 horas. A grade mostra o que está ocupado hachurado, então dá para enxergar o encaixe. Ao confirmar, o sistema checa conflito do instrutor, conflito do aluno e o limite diário antes de gravar, e recusa se alguma verificação falhar. A aula nasce como Agendada e passa a Confirmada quando você confirma, que é o momento em que o aluno é avisado.

O sistema recusa antes de gravar e diz qual é o conflito. São dois: o instrutor já tem aula naquele intervalo, ou o aluno já tem, possivelmente com outro instrutor. Vale para qualquer sobreposição, não só para horário idêntico, então uma aula das 9h às 11h impede outra das 10h às 12h. Aula concluída antes do previsto libera o tempo que sobrou. Se a aula de 3 horas terminou em 1, as 2 horas seguintes voltam a ficar disponíveis para outra pessoa.

Pode, e já vem limitado em 2 por aluno. Nas configurações da escola você muda esse número, e o sistema recusa o agendamento que passar dele. Serve para dois problemas. O primeiro é segurança: aluno iniciante que faz três aulas seguidas cansa, e cansaço em esporte de vento aumenta risco. O segundo é operacional, porque evita que uma pessoa tome a agenda de um dia de vento bom enquanto o resto da turma fica de fora. Aula cancelada não conta para o limite; agendada, confirmada, concluída e falta contam.

São cinco. Agendada é a aula recém-criada. Confirmada é a que está fechada com aluno e instrutor, e é a confirmação que dispara o aviso. Concluída é a que aconteceu, registrada com a duração real. Cancelada e Faltou são os dois desfechos que não são conclusão, e a diferença entre eles é a mais importante do sistema, tanto no crédito quanto no repasse. Aula em estado final não pode ser remarcada, mas se você fechou errado dá para reverter o status e acertar.

É a diferença entre avisou e sumiu, e o sistema trata as duas de forma oposta. Cancelar devolve a hora ao saldo do aluno e libera o horário na agenda. Marcar falta não devolve nada: o aluno segue debitado, porque o horário ficou reservado e ninguém mais pôde usar. E o instrutor é pago pela falta, pela duração que estava agendada, do mesmo jeito que seria por uma aula dada, porque ele bloqueou a manhã e apareceu. Se você quer perdoar a falta, cancele em vez de marcar falta.

São quatro visões. Dia é a que abre por padrão no app, e é a da operação: quem entra na água hoje e a que horas. Semana dá a grade inteira, que é como você enxerga buraco para encaixar aluno. Mês serve para ocupação e planejamento de temporada. Lista mostra o mês inteiro agrupado por dia, boa para conferir sem grade. Dá para filtrar por instrutor e por status. O instrutor, no app dele, já vê a própria agenda, o que tira de você o papel de repassar horário por mensagem.

Não, e essa é uma das partes mais úteis do produto. O assistente de pacote distribui as horas do aluno em várias aulas de uma vez: você escolhe modalidade, duração, horário, instrutor, os dias da semana e até quando repetir, e ele monta a série inteira, com opção de esgotar exatamente o saldo. Antes de gravar, uma tela de revisão mostra dia a dia o que está livre e o que colide, e você troca horário ou instrutor ali mesmo, ou pula os dias em conflito de uma vez. Está disponível em todos os planos.

Dá. Para mover uma aula existe o reagendamento: você troca dia, horário e instrutor num movimento só, a aula continua a mesma, com o mesmo status e o mesmo crédito, e ela guarda o horário anterior. Funciona até para acertar horário que já passou, que é o caso de quem organiza a agenda no fim do dia. Para o resto existem quatro desfazeres: estornar uma venda lançada no aluno errado, estornar um ajuste de saldo, reverter uma aula fechada por engano e excluir uma aula. O saldo volta exatamente ao que seria.

O aluno compra horas, não aulas. Você monta pacotes com uma quantidade de horas, uma modalidade e um valor, e vende. A partir daí ele tem um saldo de horas naquela modalidade, visível para você e para ele, e cada aula consome o tempo que durar. Contar em horas é o que faz o pacote sobreviver a aula de duração diferente: quem comprou 10 horas pode usar em cinco aulas de 2 ou em dez de 1. O saldo é por modalidade, então hora de kitesurf não é gasta em wingfoil. Também dá para vender hora avulsa.

Na hora em que a aula é marcada, não quando ela acontece. Assim o saldo que você e o aluno enxergam já considera o que está reservado na agenda, e não aparece surpresa no fim do mês. Ao concluir, o sistema só acerta a diferença entre o tempo previsto e o real. Cancelar devolve a hora ao saldo. Faltar não devolve. Não existe um passo separado de dar baixa, que é onde o controle em planilha costuma se perder: a aula acontece, o dia corre, e ninguém lembra de anotar.

O sistema não bloqueia. A aula é criada normalmente e o saldo dele fica negativo naquela modalidade, o que é a dívida a cobrar. No dia a dia a aula acontece antes de o pagamento entrar, e travar a agenda por causa disso atrapalha mais do que ajuda. Existe um relatório que lista quem está devendo e em qual modalidade, disponível em todos os planos. E a dívida some sozinha quando o aluno compra o próximo pacote, porque a compra quita o negativo antes de creditar o resto.

Podem, se você quiser. No modelo do pacote você define uma quantidade de dias de validade, e a data de vencimento é calculada no momento da venda. Hora avulsa nunca expira. O consumo gasta primeiro o que vence antes, para o aluno não perder saldo à toa, e há um aviso do que está para vencer nos próximos sete dias. Validade faz sentido em escola de temporada, onde crédito comprado no verão não pode virar dívida eterna. Antes de definir prazo curto, vale checar o que o Código de Defesa do Consumidor exige no seu caso.

Pode, e o normal é ter alguns. Cada modelo tem quantidade de horas, modalidade e valor, e é reaproveitado a cada venda em vez de você montar tudo de novo. Separar por perfil ajuda: um pacote de iniciante, um de continuidade, um mais longo com desconto e a hora avulsa para quem quer experimentar. Como o crédito é por modalidade, cada modelo pertence a uma. Na hora da venda dá para aplicar desconto naquela venda específica, sem bagunçar o preço de tabela dos demais alunos.

Serve para o caixa da operação. O relatório de movimentações mostra, no período que você escolher, tudo que entrou e saiu, com o total por forma de pagamento: venda de pacote, hora avulsa, repasse a instrutor e o que você lançar à mão. Os lançamentos manuais cobrem o que não passa pelo sistema, como aluguel do espaço, conta de luz, compra de equipamento ou venda de produto, cada um com categoria. Dá para exportar em PDF e em CSV para mandar ao contador. Não emite nota fiscal. É recurso do plano Pro.

Você sobe o PDF do contrato que a sua escola já usa, sem reescrever nada, e ele passa a valer. A partir daí, todo aluno que faz o cadastro recebe o documento e assina pelo celular ou pelo navegador, antes de poder entrar em aula. Assinatura e cadastro são o mesmo momento, então não sobra ninguém sem contrato. O aluno consulta os contratos que assinou pelo app. Se você precisar guardar um contrato assinado no papel, ou um atestado médico, dá para anexar o arquivo direto na ficha dele.

Pode, e vale entender como se combinam. Subir um contrato novo não arquiva o anterior: os dois ficam valendo e o aluno assina os dois. Isso é útil quando você quer separar, por exemplo, o termo de responsabilidade do contrato comercial. Quando um modelo sai de circulação, você o arquiva e ele deixa de ser exigido de quem entra dali para frente. Quem já assinou continua ligado à versão que assinou, com o registro daquele documento exato, que é o comportamento correto: cada aluno responde pelo texto que estava valendo quando entrou.

A assinatura eletrônica é reconhecida no Brasil pela MP 2.200-2/2001, que admite documento assinado eletronicamente entre as partes quando elas aceitam esse meio. O que sustenta uma assinatura é a prova em volta dela: o Kitelife guarda o documento exato que o aluno viu, o momento, o aparelho e o método usado para confirmar a identidade dele. Duas ressalvas honestas. A validade depende também do que está escrito no contrato, e isso é com o seu advogado. E não use modelo genérico de internet para atividade de risco.

O sistema avisa nos momentos em que a informação muda para quem depende dela: aula confirmada, aula cancelada, horário alterado e troca de instrutor. Vão por push no celular, e escolas no plano Pro têm também aviso por WhatsApp. A ideia é tirar você do papel de secretária: em boa parte das escolas é o dono que manda mensagem um a um confirmando a aula do dia seguinte, e é aí que a noite some. Correção de registro antigo, para um horário que já passou, não dispara aviso, porque avisar sobre isso só geraria ruído.

Recebe, e o instrutor também. O aluno é avisado quando a aula dele é confirmada, cancelada ou remarcada. O instrutor é avisado quando perde ou ganha uma aula, ou seja, em cancelamento, substituição e remarcação. É a parte que mais muda a rotina de quem administra: quando aluno e instrutor recebem a informação direto do sistema, o WhatsApp da escola deixa de ser o lugar onde a operação acontece e volta a ser só conversa. Você para de ser o ponto por onde toda informação precisa passar.

Hoje não. O texto e o momento de cada aviso são padronizados, e no caso do WhatsApp isso nem é escolha nossa: mensagem transacional segue modelo aprovado pela Meta, que não admite texto livre. Existem proteções para o aviso não virar incômodo, com limite diário por telefone e sem mensagens repetidas. Quem recebe pode desligar o WhatsApp a qualquer momento, no app ou respondendo PARAR, e essa escolha vence qualquer configuração. Se personalizar for importante no seu caso, escreva contando qual mensagem você mudaria.

O plano Pro custa R$ 309,90 por mês, ou R$ 3.099,90 no anual, o que sai por R$ 258,33 mensais. O plano Free é gratuito e não tem prazo. Toda escola nova começa com 30 dias de Pro, sem cartão, então você conhece o produto inteiro antes de decidir. A assinatura é por escola, não por instrutor nem por aluno: crescer o número de alunos não muda o preço. Dá para assinar, trocar de ciclo ou cancelar direto pelo app, e ao cancelar o Pro continua valendo até o fim do período já pago.

O Free cobre a operação inteira de uma escola pequena: até 2 instrutores ativos, alunos e aulas ilimitados, agendamento com detecção de conflito, o assistente que marca a série de aulas de um pacote, cadastro e onboarding digital do aluno, contratos assinados pelo celular, pacotes de crédito com controle de saldo e dívida, meios de pagamento e o cálculo de repasse ao instrutor. Não tem prazo. O que fica de fora são os relatórios, equipamentos, lançamentos manuais de caixa, avisos por WhatsApp e a gestão de equipe.

Instrutores ilimitados e o que aparece quando a escola cresce. Relatórios: sazonalidade, para enxergar como a demanda se distribui pelo ano; ocupação, para saber onde a agenda está vazia; e movimentações financeiras, com exportação. Lançamentos manuais de caixa, para o que não passa pelo sistema. Equipamentos, com controle de uso e alerta de revisão. Gestão de equipe, para dar acesso a quem trabalha com você sem entregar tudo. E os avisos por WhatsApp para alunos e instrutores.

Pode, e o upgrade vale na hora. Ao cancelar, o Pro continua até o fim do período pago, sem corte no meio do mês. Na volta para o Free, nada é apagado: se a escola tem mais de 2 instrutores ativos, o sistema mantém ativos os que estão há mais tempo e congela os demais, que continuam no sistema com todo o histórico mas param de receber aula nova. Quem tiver equipe cadastrada também fica congelado, porque equipe é recurso do Pro. Assinando de novo, tudo volta a funcionar automaticamente, sem precisar recadastrar ninguém.

Estão. Os dados trafegam por conexão criptografada, ficam criptografados armazenados e os backups também são criptografados. Além disso existe a separação entre escolas, que é a parte que mais importa no dia a dia: os dados de cada escola são isolados, e uma escola não alcança aluno, aula ou financeiro de outra, mesmo quando o aluno é o mesmo nas duas. Essa separação tem uma bateria de testes dedicada, com dezenas de casos cobrindo cada tipo de informação.

Está. Coletamos apenas o que a operação da escola precisa, deixamos claro no app e nos Termos de Uso o que é feito com cada informação, e qualquer pessoa pode pedir a exclusão da própria conta direto pelo aplicativo. Os Termos de Uso e a Política de Privacidade estão publicados e explicam em detalhe o tratamento e os prazos. Vale lembrar de uma parte que é sua: a escola também é responsável pelos dados dos alunos que cadastra, pelo contrato que faz o aluno assinar e pelo uso desses dados fora do sistema.

Você cria a conta com e-mail e senha, e cada pessoa tem a própria: dono, instrutor e aluno nunca compartilham login. É isso que permite o instrutor ver a agenda dele sem ver o financeiro da escola, e é isso que faz o histórico registrar quem fez cada coisa. A sessão expira sozinha e é renovada com segurança enquanto você usa o app, sem a senha ficar guardada no aparelho. Se alguém sai da equipe, você remove o acesso daquela pessoa e ninguém mais precisa trocar de senha.

Pode, pelo próprio app, sem abrir chamado. Ao excluir, seus dados pessoais e o acesso são removidos. Parte dos registros é mantida por cinco anos, porque a legislação exige guarda para fins fiscais e de auditoria, e a Política de Privacidade explica exatamente o que fica, por quanto tempo e por quê. Se você é dono de escola, fale com a gente antes: a exclusão da conta não é o mesmo que encerrar a escola, e existem alunos, contratos e histórico ligados a ela que precisam de um encaminhamento.

Dá. Você cadastra kite, prancha, barra, trapézio, capacete e wetsuit com marca, tamanho, número de série, ano e preço de compra, e cada item carrega um status: disponível, em uso, alugado, em manutenção ou aposentado. O sistema soma as horas de uso de cada peça e, se você definir de quantas em quantas horas quer revisar, mostra o quanto falta para a próxima manutenção. Dá para vincular o equipamento à aula, para saber o que foi usado por quem, e gerar um PDF do inventário. É recurso do plano Pro.

Ainda não. A locação está em reconstrução e liberamos em breve. O controle de equipamentos segue funcionando normalmente: você cadastra o material da escola, acompanha o status de cada peça e as horas de uso de cada uma. Assim que a locação voltar, avisamos.

Pode. Você convida a pessoa por e-mail e escolhe o perfil: Gerente, Recepção, Financeiro, ou um personalizado montado por você. São permissões separadas para ler e escrever agenda, alunos, instrutores, financeiro, equipamentos, locações, configurações e a própria equipe, e as de exclusão nascem só com você. Quem não tem a permissão nem vê a área: a recepção marca aula e cadastra aluno sem enxergar o seu faturamento. Se a pessoa sai, você desativa o acesso dela e mais ninguém precisa trocar de senha. É recurso do plano Pro.

Não, e a separação é proposital. Cadastrar um instrutor é registrar quem dá aula: ele passa a aparecer na agenda, recebe as próprias aulas e tem o repasse calculado. Ser membro da equipe é outra coisa, é ter acesso administrativo à escola, e isso só acontece por convite aceito. Um instrutor pode ser só instrutor, que é o caso mais comum, ou também receber um convite de equipe se você quiser que ele ajude na administração. Desativar um não mexe no outro.